Inutiles, contre-productives, chronophages... Autant de qualificatifs pour désigner les réunions qui envahissent le quotidien des entreprises. Pour endiguer le phénomène, Shopify prend une décision radicale : supprimer définitivement toutes les réunions récurrentes avec plus de deux personnes.
C'est via un mémo (que s'est procuré CNN) envoyé aux employés que Kaz Nejatian, vice-président des produits et directeur de l'exploitation de Shopify, a fait part de la nouvelle politique de l'entreprise : la suppression de toutes les réunions récurrentes précédemment programmées impliquant trois personnes ou plus. Cette « purge des agendas » intervient alors que l'entreprise, qui a admis avoir surestimé l'impact de la pandémie sur le commerce électronique, vient de traverser une année difficile voyant le cours de son action en bourse baissé de plus de 70 % depuis janvier 2021. Une crise qui a contraint l'entreprise a supprimé 10 % (1 000 emplois) de ses effectifs.
Limiter les réunions inutiles pour gagner en productivité
Cette mesure vise à libérer du temps aux employés alors que le nombre de réunions a fortement augmenté depuis la pandémie. « Il est beaucoup plus facile d'ajouter des choses que d'en supprimer. Si vous dites oui à une chose, vous dites en fait non à toutes les autres choses que vous auriez pu faire pendant cette période de temps », a déclaré le directeur général Tobi Lutke. Il décrit cette initiative comme une « soustraction utile » qui doit permettre de gagner en efficacité tout en stimulant le moral de certains travailleurs. « Personne n'a rejoint Shopify pour assister à des réunions », a souligné de son côté Nejatian.
Quelque 10 000 événements ont donc été supprimés, effaçant ainsi plus de 76 500 heures de réunions. L'entreprise a aussi mis en place une « période de réflexion de deux semaines » avant que l'une des réunions annulée puisse être reprogrammée, période à l'issue de laquelle les employés devront « se montrer très critiques » sur ce qui figure dans leur agenda. Enfin, la direction préconise une « zone de non-jugement » qui encourage les employés à annuler les réunions comme ils le souhaitent. Cette nouvelle politique, qui s'appuiera sur un bot pour rappeler aux organisateurs des réunions les nouvelles règles, inclut également le rétablissement des mercredis sans réunion et la limitation des grandes réunions de plus de 50 personnes à une fenêtre de six heures le jeudi (11 h - 17 h).
Limiter les outils de communication pour limiter les distractions
Toujours dans cette perspective de gain d'efficacité, la direction a indiqué s'intéresser à la manière dont les employés utilisent les outils de communication sur leur lieu de travail. Considérant l'utilisation de Slack comme « bruyante et distrayante », la note de service invite les collaborateurs de l'entreprise « à quitter les groupes de discussion internes qui les distraient. » Shopify a indiqué que dorénavant la communication interne serait partagée entre Slack et l'outil Workplace de Meta, invitant ses employés à devenir « super intentionnels » quant à la façon dont ils partagent les différents types d'informations.
Les réunions, un fléau pour l'efficacité ?
Selon une enquête du média Bloomberg, les employés passent en moyenne 18 heures par semaine en réunion : ils ne déclinent que 14 % des invitations alors qu'ils préféreraient renoncer à 31 % d'entre elles. Des réunions très souvent considérées comme inutiles et stressantes (les employés estiment que leur présence n'est pas nécessaire dans près d'un tiers des réunions auxquelles ils assistent) et qui feraient perdre plus 100 millions de dollars par an aux grandes entreprises. Rien d'étonnant donc à ce que les grands groupes veuillent les limiter. Dans ce domaine, Shopify ne fait pas figure d'exception : avant elle, Meta, Clorox ou encore Twilio ont déjà institué des journées sans réunions.
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