Notes de frais : 1 cadre sur 2 avance l'équivalent d'un SMIC par an

L’inflation ne s’arrête pas aux portes du bureau. Essence, hôtel, voyage : 80 % des cadres français réalisent des notes de frais et voient leur pouvoir d'achat plombé.

Selon une récente étude Mooncard-IFOP, 1 cadre sur 2 a déjà avancé l’équivalent d’un SMIC par an à son entreprise. De plus, 1 à 7 des personnes sondées a déjà été en situation de découvert bancaire à cause d’une avance de frais professionnels. Signe des temps, ceux exposés aux dépenses de carburant sont surreprésentés dans ces deux populations, illustrations des nouvelles pressions inflationnistes.

Portrait-robot de la France des notes de frais

D'après l'étude, 80 % des cadres réalisent des notes de frais (28 % au moins une fois par mois). Si la moyenne est de 7,8 notes de frais par an, on note des disparités notamment en fonction de la taille de l’entreprise (moyenne la plus haute dans les TPE avec 17,1/an) et de la région. Ainsi, ce sont les cadres d’Ile-de-France qui en réalisent le moins.

À noter : les télétravailleurs ne sont pas à l’abri. Si 82 % des cadres qui télétravaillent au moins un jour par semaine font des notes de frais, ils ne sont que 73 % parmi ceux qui vont tous les jours au bureau.

Concernant la dépense moyenne mensuelle, 51 % des cadres déclarent un montant inférieur à 100 euros, 38 % d'entre eux 100 et 500 euros, et 4 % plus de 1000 euros.

Les notes de frais plombent le budget des cadres

Selon l'étude, un tiers des cadres qui réalisent des notes de frais déclare s’être déjà retrouvé « en difficulté financière » à cause de ses notes de frais (13 % « plusieurs fois » ). Dans le détail, les populations aux finances plus contraintes sont surreprésentées : cela grimpe à 37 % des moins de 35 ans, et 57 % pour les cadres issus de foyers de trois enfants et plus. Mais ce n’est pas tout. 58 % déclarent avoir déjà été en situation de découvert bancaire à cause de leur note de frais, soit 14 % de la population totale des cadres (1 sur 7).

Autre révélation de l'étude : cette pression pousserait certains cadres à « se refaire » sur le dos de l’entreprise. En effet, 66 % de ceux qui déclarent avoir été en difficulté financière admettent avoir déjà fait passer des dépenses personnelles en notes de frais (contre 18 % en moyenne).

Les cadres de province plus sensibles aux dépenses de carburant

Les dépenses de carburant sont le quatrième type de note de frais (52 %) représentés derrière la restauration (87 %), les transports — taxi, train, avion — (81 %) et l’hôtellerie (60 %). Sans surprise, faute de transports en commun adaptés, les cadres de province se retrouvent surexposés. En effet, 60 % d'entre eux déclarent réaliser des dépenses de carburants contre 37 % des cadres franciliens.

Selon l'étude, le télétravail est un facteur qui agit directement sur les dépenses de carburant. Si 71 % des cadres qui ne télétravaillant jamais ont des notes de frais de carburant, le pourcentage tombe à 46 % parmi ceux qui télétravaillent au moins 1 jour par semaine. Un argument en faveur du télétravail aussi écologique qu’économique tant les dépenses de carburant pèsent sur les finances des cadres. En effet, ceux d'entre eux ayant déjà connu des difficultés financières déclarent plus souvent des dépenses d’essence que la moyenne (58% vs 52%).

Les hommes sont plus dépensiers

Selon l'étude IFOP, le genre aurait une influence sur les notes de frais. En effet, les femmes réalisent moins de notes de frais que leurs homologues masculins (5,7/an vs 8,8/an). Autre inégalité : le montant. Si 26 % des femmes déclarent un montant mensuel « entre 0 et 50 euros » vs 21 % des hommes, à l’autre extrémité 5 % des hommes déclarent « plus de 1000 euros par mois » contre seulement 1 % des femmes.

Logiquement, 65 % des hommes qui ont déjà été en difficulté financière à cause de leurs notes de frais ont également été à découvert, contre seulement 44 % des femmes (-21 points).

Des pratiques à revoir

Selon les personnes interrogées, la fréquence de ces difficultés financières personnelles s’explique en partie par des procédures internes de remboursement jugées « trop complexes » ou « trop longues » . Si bien que 44 % des cadres ont déjà renoncé à réaliser une note de frais. Un chiffre qui monte à 78 % chez ceux qui craignent « souvent un non-remboursement ».

Le délai de remboursement est également pointé du doigt. Seules 18 % des entreprises remboursent en moins d’une semaine, contre 47 % en deux semaines ou plus. Et plus l’entreprise est grande, plus la durée moyenne de remboursement semble s'allonger. Ainsi, 37 % des cadres de TPE (10 à 19 salariés) indiquent patienter plus de deux semaines pour se faire rembourser contre 53 % pour ceux de grandes entreprises (+ de 5000 salariés).

Le pire des notes de frais

« Quelles sont les anecdotes qui vous viennent à l’esprit lorsque vous pensez à vos notes de frais ? ». Florilège des réponses les plus piquantes.

• « Horaire d'achat du sandwich refusé, il aurait dû se situer pendant la réunion que j'animais ! »
• « Une collègue qui avait le droit de prendre un repas lors d'un déplacement n'avait pas faim et s'était contentée d'un Perrier. Elle s'était vue refuser le remboursement sous prétexte qu'on remboursait les restos mais pas les bars. »
• « On a rejeté une note de frais de 2€ pour un café dans un hôtel au motif que le petit-déjeuner était inclus dans le prix de la chambre... »
• « Le fait de devoir imprimer les factures PDF des hôtels au lieu de pouvoir les envoyer directement par mail. »
• « Demande d'informations 14 mois après présentation d'une note (donc une grande facilité pour retrouver le contexte...). »
• « L'obligation de faire référencer un fleuriste (procédure particulièrement longue) pour un bouquet de fleurs acheté pour le décès d'un salarié. »

Méthodologie : l’enquête a été menée par un questionnaire auto-administré en ligne auprès d’un échantillon de 1001 cadres travaillant dans des structures de 10 salariés et plus. La représentativité a été assurée par la méthode des quotas (sexe, âge, secteur d’activité, niveau de diplôme) après stratification par région.