Work‘n’roll : ça bouge dans les bureaux !

Déménagement, travaux d’aménagement, passage au flex office… Autant d’éléments qui rythment la vie des entreprises et qui impactent directement les équipes. Alors, on implique tout le monde ? On crée des bureaux ouverts ? Martin Piot, DG de W et Pascal Leturcq Directeur des opérations de Walter, nous livrent les bonnes pratiques.

Une croyance populaire veut que le mot « travail » vienne du latin « tripalium », « torture ». Ce n’est pas avéré… Mais ça incarne bien le sentiment que l’on peut avoir vis-à-vis de l’entreprise ! Longtemps considéré comme un calvaire, le lieu de travail évolue avec la société. D’un taylorisme acharné (et sous surveillance perpétuelle) dans les années 50, nous sommes passés à une dictature du collaboratif et de l’ouverture au début des années 2000. Ces deux mouvements se sont traduits dans l’architecture même des lieux de travail. Dans un cas, les bureaux étaient à moitié cloisonnés, laissant tout le loisir au management de garder un œil sur les équipes. 

Dans l’autre, on a vu fleurir les open spaces, censés incarner des valeurs de partage, de transparence, d’ouverture et d’un management qui ne serait plus aussi vertical qu’avant.

Travailler n’importe où, n’importe quand : un enjeu économique pour les entreprises

Notre rapport au temps et à l’espace influence l’architecture des bureaux. Les attentes des millennials vis-à-vis du travail soulèvent de nouvelles questions. Ils ont un rapport à l’entreprise bien différent de celui de leurs parents : d’un côté ils sont en quête de sens perpétuelle, de l’autre ils ont conscience que l’entreprise ne leur fera pas de cadeaux. De critères d’appréciation statutaires (salaire, fonction), on passe à des critères d’appréciation basés sur le bien-être – et dans cette configuration, les espaces de bureaux ont toute leur importance. Il faut qu’ils soient beaux, pratiques, flexibles et de préférence proches de chez soi.

C’est l’émergence des espaces de coworking, du flex office et du télétravail. Et pour les entreprises, c’est un enjeu économique de plus à prendre en considération. Les aménagements et déménagements des bureaux sont en général présentés de façon très positive (écologie, bien-être, lien…), mais la réalité cache des économies non négligeables (rapprocher les équipes, rationaliser les mètres carrés, bâtiments moins énergivores, frais de ménage divisés…). Comment intégrer ces données économiques pour faire des bureaux des leviers stratégiques de transformation ?

1. Le bureau miroir

Le « siège social » incarne souvent ce que l’entreprise veut projeter, raconter d’elle. Ça n’a rien nouveau et ça a toujours existé. Il n’y a qu’à jeter un œil à la Trump Tower à New York… Aujourd’hui, on observe le même phénomène – l’ego de certains chefs d’entreprise n’a pas dégonflé -, une dose de cool en plus. Les campus des GAFA ressemblent à des mini villes du futur et ont été imaginées par des architectes de renom.

Mark Zuckerberg et Franck Ghery

Les tours érectiles ont été troquées contre des espaces horizontaux, étendus. On intègre aussi de plus en plus la personnalité, le cœur de métier de l’entreprise. Ainsi, le Gucci Hub à Milan a été pensé pour accueillir les défilés.

Le Gucci Hub, à Milan

L’avantage de personnaliser ses locaux à l’extrême ? Ça permet aux employés de mieux s’identifier. Mais c’est loin d’être gagné : selon un sondage réalisé par le cabinet de conseil Gallup, seuls 41% des salariés identifient les particularités de la marque pour laquelle ils travaillent.

Le conseil des pros ? Ne pas suivre les modes, inventer son propre modèle pour retranscrire la personnalité de sa marque sur le lieu de travail.

2. L’interne, l’interne, l’interne !

Changer de bureaux (déménagement, travaux) peut être traumatisant. Les médias ont titré à foison sur les salariés d’Orange qui ne voulaient pas quitter Paris pour Bagnolet, ceux de la SNCF qui étaient « angoissés » avant le déménagement à Saint-Denis… Pour Martin Piot et Pascal Leturcq, la clef, c’est d’impliquer l’interne dès les débuts du projet. Et pas seulement le management, mais toutes les strates. Ça permet d’éviter les malentendus et les frustrations. Figurez-vous qu’un simple déménagement de Paris vers la Défense peut entraîner 4 à 10% de perte de temps de travail effectif, selon une étude Roland Berger.

Alors discutez. Aménager un bureau, c’est un projet RH à part entière – pas uniquement un sujet de déco.   

3. Ensemble, mais seul quand même

Ah, le vivre-ensemble… Évidemment, la tendance s’invite dans les bureaux ! On co-work comme on co-habite ou l’on co-voiture. C’est-à-dire qu’on est plusieurs… Mais que c’est quand même bien d’avoir un petit espace d’intimité.

Oui, être en groupe, c’est enrichissant d’un point de vue émulation. Mais ça peut aussi créer des tensions, et bien souvent les open spaces sont peuplés d’êtres travaillant le casque vissé sur les oreilles.

On a inventé des lieux hybrides de co-living, où l’on travaille et l’on vit en mode coloc. Un autre modèle se démocratise : celui du flex office, qui permet aux employés de choisir leur place le matin, sans avoir de bureau attitré. Les espaces sont rationalisés et réorganisés, et chacun dispose d’un casier qui devient son seul espace d’intimité. C’est très équilibré, mais le risque, c’est de se retrouver isolé. Alors on crée des applications, comme Never Eat Alone, qui permet aux salariés de toujours se trouver un copain pour le déjeuner. C’est extrême… mais ça évite la déprime.

Dans un autre style, à Amsterdam, Deloitte a développé une application qui enregistre toutes les préférences des collaborateurs. Luminosité, climatisation, chauffage... Ça permet de régler des conflits avant même qu’ils n’émergent.

Et pour que ça marche, il faut édicter des règles. De savoir-vivre par exemple, comme la clean desk policy. « Laissez ce bureau dans l’état où vous l’avez trouvé », c’est-à-dire propre et bien rangé. Mais aussi de déconnexion. Avoir des bureaux nomades, ça peut entraîner un manque total de clarté entre vie pro et vie privée…

4. Des espaces évolutifs

Une autre solution consiste à favoriser des bureaux qui s’adaptent aux usages plutôt que l’inverse. Il faut penser mobilité ! Les collaborateurs se déplacent parfois plusieurs fois par jour, et les managers doivent accepter de ne pas surveiller les faits et gestes de leurs salariés à toute heure de la journée. Il faut un peu d’accompagnement en interne – ce n’est pas grave, tout va bien, on peut exercer son autorité sans voir les gens. Promis ! Ce qui compte, c’est de maîtriser la mobilité.

Certaines sociétés adoptent du mobilier 2 en 1 : un espace de réunion se transforme en espace semi privé, une table pour 1 roule pour s’assembler à d’autres et travailler en équipe…

Le mobilier du designer Dave Keune

Le bâtiment se gère de façon ponctuelle, selon les besoins et les envies.

Il s’agit de penser évolutif, de tester, d’apprendre en permanence ! Les organisations ne sont pas figées dans le temps : pourquoi est-ce que les espaces le seraient ?

5. Workhospitality : les bureaux, un lieu de bien-être ?

De plus en plus de projets immobiliers intriguent. S’agit-il d’hôtels ? De sièges sociaux ? Ou bien de lieux de loisirs ? De boutiques ? Quelque chose se passe – c’est indéniable – on veut que les collaborateurs se sentent bien dans des espaces qui sont conçus pour eux. Il faut dire que des employés malheureux, ça a un coût : l’étude Future of Wellness at Work estime à 2,2 trillions de dollars le coût annuel du mal-être au travail aux Etats-Unis. Certains pensent même que ça devrait même être considéré comme un enjeu de santé publique.

On voit fleurir des offres de conciergerie comme Quatre épingles – un élément emprunté à l’hôtellerie haut-de-gamme -, des cantines healthy, des salles de sport… Et ça marche ! Il paraît même que pratiquer le sport en entreprise contribuerait à diminuer le turnover, les risques d’absentéisme et de maladie, et améliorerait le climat social et la productivité. Le mot d’ordre : considérer l’employé… comme un client - qu’il faut satisfaire, convaincre et retenir.

Pour conclure, le lieu de travail n’est pas mort. Mais il se réinvente selon les usages professionnels ET privés des collaborateurs. Et c’est à ne pas négliger !

Ecole de la marque W #4 Work 'n' Roll from Agence W on Vimeo.