On les appelle intranet, réseau social d’entreprise, digital workplace ou encore espace collaboratif… Hier boudés, ils sont aujourd’hui incontournables. Mais au fait, qu’est-ce qui fait un bon portail interne ?
Vous avez dit start-up nation ? Emmanuel Macron a fait développer une application sur mesure qui permet de suivre, quasi en temps réel, l’avancée des réformes de ses ministres. Plus récemment, le patron des députés de la majorité, Gilles Le Gendre, a exigé l’installation d’un intranet. À l’image des politiques, les managers français seraient de plus en plus nombreux à s’engouffrer dans la communication corporate. Moins rigide et verticale qu’hier, elle devient un atout majeur de l’entreprise. Passage en revue de ses promesses et des conditions de son succès avec Christelle Didelot, DGA – Stratégie et Développement de l’agence de communication digitale Dagobert.
Collaborateurs vs intranet : des débuts plutôt timides…
Les tout premiers intranets ont débarqué dans les entreprises dans les années 90. Ce qu’ils affichaient ? Une simple page d’accueil et quelques infos postées ponctuellement sur la vie de l’entreprise. Il n’en fallait pas plus pour faire fuir les utilisateurs ! « Avant, l’intranet restait souvent quelque chose de fonctionnel – pour rentrer ses congés, mettre la main sur les documents fondamentaux de l’entreprise… L’intranet n’avait pas forcément un rôle fondateur pour réunir tous les collaborateurs », explique Christelle Didelot.
Mais ça bouge ! Et les intranets se parent désormais de nouvelles fonctionnalités (partage de documents, vidéos, communautés d’échanges…). « On sent une vraie lame de fond depuis plusieurs années. Pendant très longtemps, les contenus étaient "top down" : c’était le mot du président, l’annonce d’une ouverture d’usine ou de boutiques… C’était très lisse, très distancié et souvent très froid, c’est-à-dire des contenus soigneusement relus et aseptisés. Les intranets n’offraient pas d’expériences agréables, ils avaient une mauvaise image, et c’est pour cette raison que les gens s’en sont éloignés », observe Christelle Didelot.
Et Facebook réinventa l’intranet
« On déjeune ensemble ? Tu veux bien éteindre mon poste, je suis parti sans le faire ? » À l’heure où de plus en plus de collaborateurs échangent avec leurs collègues en temps réel sur Facebook Messenger, Slack ou encore WhatsApp, il devenait urgent de moderniser le modèle de l’intranet. « La communication corporate évolue énormément sous l’impulsion des réseaux sociaux et des dispositifs digitaux qui font partie de nos vies », confirme encore Christelle Didelot.
Selon une récente enquête de SFL avec l’Ifop intitulée Paris Workplace 2019, 59% des salariés déclarent ressentir une forme d’éloignement dans leur entreprise et 26% affirment même qu’ils se sentent « souvent isolés ». Et pour les employés sur le terrain, c’est la Bérézina ! Selon Workplace by Facebook, seuls 13% des employés interrogés se sentent connectés au siège. Un bon intranet permet justement de gommer cela et de créer en ligne cette proximité qui peut manquer IRL.
Transformer l’expérience collaborateur et booster son engagement
Investir l’intranet avec la même ambition que les autres activités de l’entreprise, voilà un nouvel enjeu pour les dirigeants. « Quand on a des collaborateurs qui ont plaisir à venir sur l’intranet tous les jours, ils deviennent de vrais ambassadeurs. Ce sont des gens qui sont fiers d’appartenir à l’entreprise. Cela veut dire qu’ils entretiennent un contact régulier qui construit une relation forte, durable et presque complice avec l’entreprise, souligne Christelle Didelot. Le résultat est que les collaborateurs deviennent acteurs pour l’entreprise parce qu’ils auront plaisir à en parler. »
Et à l’heure où 64% des jeunes salariés recherchent de la convivialité et la grande majorité souhaite travailler en mode collaboratif selon une enquête de Great Place to Work, les entreprises ont tout intérêt à resserrer les liens et fluidifier les communications des salariés, indépendamment de leur situation géographique et de leur responsabilité professionnelle.
Même la communication corpo’ peut être divertissante !
Un intranet divertissant ne sera jamais délaissé. Il faut imaginer des formats qui pourraient plaire et « accrocher » les collaborateurs, en prenant soin de ne jamais être en décalage avec leurs habitudes : « Il faut être en résonance avec la vraie vie des gens, qui sont déjà habitués à consulter des vidéos ou leur flux Instagram, Facebook ou Twitter. Nous sommes habitués à des contenus qui peuvent être appréhendés de manière courte et rapide. On n’hésite donc pas à proposer de nouveaux formats, des contenus divertissants, des contenus inclusifs. On invente de nouvelles écritures avec une expression mobile optimale car c’est bien sur ce device que l’intranet sera consulté par la grande majorité des collaborateurs qui ne travaillent pas derrière un bureau. »
Et tout est permis tant que le salarié y trouve son compte, même quand il s’agit d’informer sur des sujets a priori techniques et pas franchement engageants : « Prenons l’évolution de la fiche de paie ou encore le prélèvement à la source, qui sont des sujets qui nécessitent d’être expliqués aux collaborateurs. On peut rendre ça plus fun par le prisme d’une animation ludo-pédagogique, une animation engageante et esthétique ; ça devient plus agréable à regarder et vous allez mieux retenir les informations données. Autre exemple, on a conçu des contenus pour les nouveaux arrivants afin de les acculturer au jargon de leur secteur ou de leur entreprise. On a donc inventé des contenus sous forme de "boîte à questions", de quiz ou d’ "interviews minute", explique Christelle Didelot. Et plus récemment encore, on a créé des contenus pensés comme des "mini jeux vidéo" pour que les collaborateurs aient envie de découvrir les caractéristiques techniques des produits et les retiennent. »
Intranet : un enjeu business et RH
Mais pour réussir sa mission, l’intranet doit être fait pour mais aussi par les collaborateurs. « On fait des contenus interactifs dans lesquels on intègre les collaborateurs, ce sont eux-mêmes qui vont être filmés ou interviewés pour parler à leurs autres collègues et c’est certainement ce qui marche le mieux. Ça permet aux collaborateurs de s’approprier la culture, les valeurs comme les expertises de l’entreprise. » Ce qui peut faire toute la différence niveau business selon Christelle Didelot. « Un vendeur capable de vous raconter le produit d’une manière beaucoup plus renseignée parce qu’il aura retenu une nouvelle histoire qu’on lui aura racontée sur un matériau ou une matière, n'en sera que meilleur et deviendrait un vrai ambassadeur. Ça sert le business, c’est certain. »
En quelques années, l’intranet est passé du statut de parent pauvre de la communication à un statut de canal incontournable dans la stratégie des entreprises. Parce qu’il permet de raconter des récits d’entreprise dans une époque où les collaborateurs et notamment les plus jeunes sont en recherche de sens. Parce qu’il délivre le bon message au bon moment pour des équipes terrain qui doivent composer avec des consommateurs de plus en plus avertis. L’intranet peut être un levier puissant à actionner pour l’entreprise… à condition de le prendre au sérieux et de le rendre désirable.
POUR ALLER PLUS LOIN :
>> L’entreprise engagée est-elle vraiment la solution pour sortir de l’ère du clash ?
>> Dispositifs de reconnaissance collaborative : attention aux dérives
Bonjour,
Est ce que quelqu'un a essayé la solution Linkcet ?