Mêler travail à distance et passage au bureau n’est plus un concept réservé aux nomades digitaux ou aux entreprises de la nouvelle économie : c’est aujourd’hui le quotidien des salariés de tous secteurs, de l’artisanat aux sociétés du CAC 40.
Autrefois flou aux yeux de nombreux managers, le modèle du travail hybride s’est imposé comme une nécessité pour le bien-être des salariés : selon une étude réalisée par OpinionWay pour Slack en 2022, 75 % des employés pensent que le travail hybride constitue un avantage compétitif pour les entreprises, tandis qu’ils sont 62 % à penser que la journée de travail classique n’est plus appropriée.
Pourtant, l’irruption de ce modèle dans nos pratiques quotidiennes nécessite de mettre les choses au clair : comment mêler efficacement et sainement le travail à distance et au bureau ? Comment allier flexibilité et efficacité ? Comment définir une stratégie d’hybridation adaptée à son organisation ? On fait le tour de ces questions.
Définir une stratégie de travail hybride
Première chose à intégrer : le modèle hybride peut, si tant est qu’il soit correctement appliqué, réunir le meilleur des deux mondes. Un temps passé au travail qui rapproche les équipes, favorise la cohésion et les relations humaines, et un temps de télétravail qui permet aux travailleurs de bénéficier de plus de flexibilité, de gagner du temps au quotidien et de l’autonomie dans leur tâches.
L’avantage du modèle semble évident, mais comment trouver le bon équilibre ? Plusieurs approches existent, de la plus flexible à la moins flexible pour les équipes :
- Un modèle individuel, où le salarié fait le choix de ses jours en présentiel ;
- Un modèle à l’heure, où le salarié doit être présent au bureau durant un temps donné et dans lequel le reste de sa semaine dépend de sa propre organisation ;
- Un modèle descendant, où le management définit les jours de présence et de télétravail ;
Le choix du modèle - et son adaptabilité s’il ne fonctionne pas - repose sur les besoins de votre entreprise, l’assentiment des équipes et la capacité actuelle de votre organisation à être flexible. Et, surtout, sur un plan de transition clair qui répondra à des questions essentielles : les employés ont-ils besoin de matériel pour travailler depuis chez eux ? À quelles heures doivent-ils être disponibles ? Que se passe-t-il quand ils ne le sont pas ? Autant de questions auxquelles il faudra répondre sur le papier dans sa stratégie de travail hybride.
Trois moyens pour un travail hybride efficace
Une fois les bases jetées, la question du concret va rapidement se poser, et avec elle son corollaire : quels outils peuvent aider les pros à s’organiser dans ce modèle de travail qualifié parfois de « nouveau normal » ?
Première étape : un usage intelligent et poussé des plateformes de collaboration. L’utilisation de plateformes collaboratives comme Slack permet d’aller plus loin dans la collaboration hybride tout en travaillant de façon plus productive à tous les échelons de l’organisation. Slack permet le partage de documents divers et l’envoi de messages et de feedbacks en temps réel et protège la confidentialité des données. L’outil permet aussi de créer des canaux d’échanges, que ce soit avec l’ensemble de ses équipes, pour un projet donné et limité dans le temps ou avec ses clients et fournisseurs. En complément, Slack a mis en place des canevas : une couche d’information qui vient en complément des canaux qui permet aux équipes de sélectionner, organiser et partager les ressources essentielles à leurs projets. Bref, c’est un outil complet qui, en ce qui concerne la collaboration au bureau comme en télétravail, permettra de fluidifier les échanges.
Deuxième étape : réaliser des réunions et team meetings aussi qualitatifs en ligne qu’en présentiel. Une étude menée par Barco, entreprise spécialisée dans les outils collaboratifs, estime que 65 % des salariés ont déjà eu des problèmes pour se connecter en réunion. Là encore, le bon outil bien utilisé permet de relever le défi. Sur Slack, il est par exemple possible de planifier des réunions avec des outils externes, les synchroniser avec les agendas de chacun, mettre en place des rappels ou faire savoir son temps de disponibilité ou d’absence à ses collaborateurs. Il est aussi possible de travailler en asynchrone, c’est-à-dire sans forcément être sur les mêmes temporalités ou attendre une réponse immédiate, un élément essentiel dans le cadre du travail hybride. En parallèle, Slack possède aussi une fonctionnalité audio nommée Huddles, qui permet de recréer l’expérience du travail au bureau en permettant à un collègue de venir poser une question ou résoudre un problème spontanément, à l’oral, depuis son bureau virtuel. Très pratique, notamment si l’on est à longue distance et avons besoin d’échanger régulièrement sans créer une réunion virtuelle à chaque fois.
Troisième étape : favoriser la cohésion en ligne. Quel que soit le modèle de travail hybride choisi par une organisation, la cohésion d’équipe en ligne comme hors ligne est importante. Selon une étude de OpinionWay pour Slack, l’utilisation d’emojis, de gifs et la communication informelle est désormais privilégiée par les employés, qui y voient un moyen de se lier à leurs collègues au-delà de la présence physique - 75 % des actifs utilisent des emojis quotidiennement dans leur travail au quotidien. Partage de vidéos, de musiques ou de liens inspirants sur vos canaux de communication sont autant de bonnes pratiques à adopter pour un travail hybride efficace. Deezer, par exemple, utilise sur Slack ses propres émojis, colorés et numérotés, pour établir l’ordre de priorité des projets ou les montrer comme terminés. « Slack a amélioré la coopération mondiale au travail. Les gens qui ne se parlaient pas communiquent à présent, quels que soient leur pays et leur équipe », explique Romain Lods, head of engineering de l’entreprise.
Relever les défis à venir
Cette troisième étape est essentielle, car la cohésion d’équipe et le bien-être des employés au sein de l’entreprise sont deux des challenges principaux auxquels le manager fait face dans une organisation hybride.
Le passage au travail hybride pose la question de la confiance dans la productivité des employés. Cette paranoïa de la productivité est le pire ennemi de l’organisation hybride car elle crée chez les employés le besoin de “montrer” qu’ils travaillent et peuvent entrer dans une spirale de surmenage numérique. La crainte du côté des employeurs d’une chute de la productivité peut être légitime, mais en réalité celui-ci favorise la productivité. Parmi les cinq bénéfices cités par les employés de bureau d’une étude Slack réalisée en 2022, les répondants citent ainsi le fait de ne plus perdre de temps dans les transports (45 %), plus d’autonomie dans leur travail (27 %) et une meilleure productivité personnelle (23 %).
Pour s’assurer que la communication et le déroulement des opérations se passent au mieux, il faut en effet s’assurer que les salariés travaillent dans les meilleures conditions possibles et avec les meilleurs outils. Les entreprises innovantes qui souhaitent former leur force de travail aux nouveaux outils, comme ChatGPT, pourront bientôt utiliser le logiciel d’intelligence artificielle directement sur Slack, par exemple. Véritable outil de connaissance collaborative, Slack favorise la création de communautés métiers capables d’échanger autour des meilleures pratiques, des opportunités ou de faire de la veille.
Les canevas Slack permettent d’ailleurs de compléter cette collaboration en temps réel en proposant un document pérenne, dont les contenus (audio, vidéo, workflows etc…) se mettent à jour automatiquement, pour conserver les ressources et les informations essentielles aux salariés. C’est un outil qui va vite se révéler essentiel dans la numérisation de l’espace de travail : les canevas permettent de rattacher un ou plusieurs canevas au sein d’un canal, de les modifier et les améliorer au fil du temps et des projets. Cela permet alors à l’ensemble des membres du canal de consulter ou ajouter des infos contextuelles, des données et même du contenu multimédia. Chacun peut aussi y voir les tâches attribuées, l’évolution des projets et une mine d’informations qui correspond au besoin de l’entreprise. En un mot, c’est un espace de travail qui apporte pérennité et contexte aux espaces de conversation et d’échanges que sont les canaux de Slack.
Si le terme peut faire peur, le travail hybride est plus simple à mettre en œuvre qu’il n’y paraît : tout repose sur une communication appropriée pour trouver ce savant équilibre entre bien-être et productivité, autonomie et cohésion d’équipe.
Participer à la conversation